La Fabrique de la Danse vous propose quelques outils pour vous organiser dans le temps avec votre équipe et planifier vos projets de manière optimale. Vous avez lu notre précédent article sur la feuille de route , et vos objectifs sont désormais établis ? Il est venu le temps des cathééé… non de la planification ! Et là il est nécessaire de vous entourer de différents outils.
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Voici quatre outils que nous vous recommandons pour créer votre planning et vous organiser en conséquence.
1. Un tableau de bord
Tout d’abord, il vous faudra créer un tableau qui rappelle tous les événements qui ont lieu cette année. En les détaillant le plus possible, vous allez pouvoir les planifier plus facilement, en tenant compte des lieux et des personnes concernés.
Dans ce tableau de bord, la date peut être une période, une plage de date ou un mois visé. Cela vous permettra de tenir compte des dates butoirs de chaque événement et de les appréhender sereinement. Peut-être même que vous optimiserez vos recherches de lieux en ayant directement conscience de vos différents besoins !
2. Un planning prévisionnel à l’année
Nous vous conseillons de créer un planning prévisionnel de votre année sur Google Sheets. Google Sheets est un outil de la gamme Google Drive, pratique pour les travaux collaboratifs à distance. La différence entre Google Sheets et Excel, c’est que vous pouvez être plusieurs à modifier le planning en même temps et arborer les fondements du travail collaboratif. De plus, chacun peut consulter et mettre à jour le document sans avoir à traîner une version datant d’avant l’été 98. D’ailleurs, cela vous évitera de vous pointer en répet’ et qu’il n’y ait personne ! Pour ce faire vous reprenez tous les événements cités dans la première étape et vous les placer sur le planning prévisionnel de l’année, de manière à garder une vision globale dans le temps en un coup d’oeil.
Comme vous le voyez en haut à droite, vous avez la possibilité de partager ce planning avec toute votre équipe artistique ! Attention : même si il y a encore quelques incertitudes quant à la date de votre première représentation par exemple, ou sur la période de votre résidence, acceptez-le, et posez cette date même si elle peut encore changer. Vous pourrez ainsi focaliser vos esprits sur un objectif concret et voir les choses se produire comme prévu ! C’est magique…
3. Un retroplanning des actions
Une fois le planning prévisionnel atteint, vous allez pouvoir structurer le rétroplanning des actions identifiées lors de la réalisation de votre feuille de route. Par exemple, vous avez identifié des ressources humaines, avec qui vous voulez travailler : qui sont les personnes les plus qualifiées pour réaliser vos tâches/missions ? Même chose, si vous avez identifié des actions préalables à la première de votre spectacle. Et bien désormais vous pouvez, grâce à vos différentes deadlines, planifier les actions et visualiser l’évolution de votre projet dans un rétroplanning des actions comme suit
Comme vous le voyez ci-dessus, dans ce type de tableau, vous pouvez indiquer les missions qui ne peuvent pas être lancées tant que le point précédent n’a pas été fait. C’est très pratique pour garder le cap et ne rien oublier !
4. Une date
Pour trouver une date où tout le monde est présent, que ce soit pour un spectacle ou pour une réunion d’équipe vous avez deux options :
- Vous ouvrez les agendas à la fin d’une répétition et prenez 30 min pour faire un croisement mental des planning (cette option peut vite être douloureuse pour vos neurones mais plus conviviale ! )
ou - Vous passez par un outil en ligne dans lequel chacun remplira son agenda à distance !
Nous, celui que l’on connaît et qui est gratuit c’est Doodle. Doodle est un bon moyen de se mettre d’accord sur une date avec l’ensemble de vos danseurs(euses). Vous faites plusieurs propositions, et chacun répond selon ses disponibilités. Ainsi vous n’avez plus qu’à proposer l’ensemble des dates validées au lieu que vous aurez choisi.
Par exemple avant de demander des dates à votre théâtre, faites un gros Doodle sur le mois cible avec votre équipe et présentez uniquement une dizaine de dates qui conviennent à votre correspondant du Théâtre qui va vous accueillir.
Bon ça donne mal à la tête un peu tout ça ? Dansez une bonne heure et vous y retournez gaiement j’en suis sûre… !
