Êtes-vous du genre à sous-estimer vos dépenses ? À avoir du mal à finaliser le budget de vos projets ? Sans compter les vacances qu’il faut commencer à planifier… Si tout cela vous parle, c’est par ici que ça se passe ! Comme argent ne rime pas avec stress, nous vous proposons dans cet article plusieurs astuces pour vous permettre de suivre votre budget sur l’année en toute sérénité !
Généralement une fois avoir présenté un projet à de futurs partenaires financiers, ou encore à des organismes donateurs, vous devez pouvoir rendre des comptes ! Au premier abord, suivre un budget peut vous paraître facile, mais il faut toutefois en connaître les subtilités. Prérequis : vous avez déjà fait votre budget, maintenant nous allons le suivre…
1. Rappel des budgets à suivre
Comme expliqué dans cet article, il existe différents budgets :
- Budget de production (ou de création) : personnel artistique / technique / administratif
- Budget d’exploitation (ou de diffusion) : déplacements / catering…
Pour un chorégraphe, il est important d’avoir dans un même document son budget de production et son budget d’exploitation. Il existe un troisième budget, plus classique :
- Budget de fonctionnement de votre structure : il intègre tous les budgets précédents de manière plus synthétique, et les frais généraux de votre structure comme l’assurance, les frais bancaires, le comptable, les locaux éventuels…
2. Munissez-vous de bons outils
Vous avez tous déjà vécu ce moment, en février, plusieurs mois après la validation du budget prévisionnel de l’année, les dépenses tombent et là panique : « Tu peux me renvoyer le dernier budget prévisionnel ? » – fit le chorégraphe à son trésorier. Pour régler ça voici quelques outils :
- Un tableau Excel, à force de pratique, ce logiciel n’aura plus de secrets pour vous. Le must est d’utiliser Excel à travers un espace de stockage partagé permettant d’accéder à la dernière version à tout moment (Dropbox ou Drive par exemple).
- Google Sheets, pour aller plus loin, permet un suivi en temps réel avec votre équipe #collaborativité. Avec Google Sheets, si une subvention est accordée ou bien une dépense est annulée, vous pouvez mettre vos éléments à jour et accessibles pour tous. C’est très utile surtout si vous êtes plusieurs à suivre le budget.
3. Les tips pour suivre sereinement son budget
Tip 1 : le suivi mensuel du réalisé, les dépenses vs les revenus !
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Votre tableau est scindé entre les dépenses (à gauche) et les ressources (à droites), pour chaque mois. Comme un planning, organisez votre budget sur 12 mois pour une vision globale de vos dépenses sur l’année. En général, il est bien d’avoir une colonne de budget prévisionnel que vous pourrez dispatcher sur 12 colonnes. La somme des 12 colonnes prévisionnelles doit être égale au total prévisionnel annuel, et chaque colonne prévisionnelle doit avoir sa jumelle réalisée. Ainsi, vous pourrez voir pour chaque mois, quelle dépense ou ressource avance plus vite que prévu ou non. À partir du budget prévisionnel, le budget réalisé permet de reporter à chaque début de période où nous nous situons, et éventuellement d’ajuster vos prévisions tout au long de l’année. Exemple : dans un projet de diffusion, votre ligne salaire artiste revient à environ 4 cachets par mois. À un mois donné, vous pouvez vérifier si vous avez bien de quoi rémunérer votre artiste jusqu’à la fin de l’année, en adaptant votre prévisionnel.
Cet exercice vous oblige à :
- Checker votre budget tous les mois
- Vérifier que le rythme de sortie d’argent est le bon
- Anticiper une hausse du budget et prévoir les ressources en conséquences
PS : gardez bien votre version initiale du budget, celle-ci vous permettra de vous rendre compte l’année suivante, des dépenses revues à la hausse et celles revues à la baisse.
Tip 2 : être rigoureux et régulier dans la mise à jour
Au fur et à mesure des réponses de la part des co-producteurs, pré-acheteurs, subventions, aides publiques, vous actualisez la colonne des ressources. Il en est de même pour suivre vos dépenses, avec le suivi des factures. Attention concernant les salaires, le salaire de l’artiste et les charges liées à celui-ci sont deux choses différentes (cf image ci-dessous). Il faut donc bien anticiper les charges qui arrivent souvent, de façon irrégulière dans les dépenses.
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Tip 3 : ajouter des sous-lignes pour suivre les petites dépenses
Ces sous-lignes sont destinées aux charges matérielles comme les décors et les costumes qui sont, le plus souvent, des charges moins onéreuses mais difficiles à suivre compte tenu de leur effet « micro dépense » !
Tip 4 : prévoyez une ligne d’imprévus
Réservez une case pour les dépenses imprévues. En général, celles-ci représentent jusqu’à 3% des charges totales. Lorsque vous sentez que ces dépenses imprévues commencent à être utilisées, réajustez le budget afin de garder un peu de marge ailleurs. Exemple : vous avez dépensé un peu plus que prévu dans la captation du teaser, revoyez le budget des flyers afin de compenser. Vous l’aurez compris, il faut toujours garder une marge de manoeuvre afin d’éviter les mauvaises surprises et les dettes aux termes du projet !
