Tout le monde s’interroge à un moment ou un autre sur comment bien organiser sa journée de travail pour être efficace. La première attitude à avoir, surtout quand ce n’est pas votre seule activité, est de déterminer en amont les plages horaires sur lesquelles on travaille pour s’organiser en fonction.
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Créez votre programme
Nous vous recommandons de d’abord déterminer quelles sont les trois choses que vous voulez réaliser pour être satisfait·e de votre travail à la fin de la journée. De cette manière vous pouvez avoir une meilleure visibilité pour créer le programme de votre journée.
Placez d’abord les tâches prioritaires et/ou chronophages et plutôt le matin où votre capacité de concentration est généralement plus forte, puis intercalez des tâches plus simples/rapides au milieu. Comme l’explique la théorie des cailloux si vous commencez par remplir votre planning de petites tâches (les petits cailloux que l’on glisse dans un bocal), il sera difficile de placer les tâches chronophages (les gros cailloux) car il n’y aura plus l’espace nécessaire.
Prévoyez des véritables temps de pauses au sein de votre journée de travail. N’hésitez pas pour cela à mettre des réveils, comme le suggère la technique dite de Pomodoro.
Prévoyez toujours plus de temps que vous ne l’imaginez. Le passage d’une activité à une autre peut prendre plus de temps que prévu, vous pouvez être interrompu, un mail urgent peut arriver, etc.
Si un objectif ou une tâche vous paraît insurmontable ou prend trop de temps, divisez-la en sous-tâches qui paraîtront plus faisables et seront plus faciles à organiser dans votre planning. En effet, nous sommes programmés pour préférer une récompense immédiate, c’est la raison pour laquelle nous préférons nous attaquer d’abord aux tâches rapides et faciles à réaliser et nous repoussons les tâches qui ne rentrent pas dans ce schéma. Diviser une tâche en sous-tâches claires et précises vous permet donc de vous mettre dans les meilleures dispositions possibles à la réalisation de ce travail.
Exemple : Recruter un bénévole = Ecrire une fiche de mission + Ecrire une annonce + Publier une annonce + Consulter les CV + Faire passer des entretiens + Choisir un bénévole
La liste de tâches (aussi appelée la « to do » !)
La liste de tâches est un outil primordial d’organisation. Elle peut être écrite sur un bloc-notes, dans un carnet, sur votre smartphone, dans un bullet journal, par le biais d’une application, etc. : chaque personne a son propre système de fonctionnement. Le point primordial est que cette liste doit être accessible à tout moment, car elle vous permettra de pouvoir noter rapidement toute nouvelle idée qui vous viendrait au cours de l’exécution d’une tâche et ainsi de la sortir de votre esprit.
L’intitulé d’une tâche doit être clair en un coup d’oeil : elle ne doit pas faire plus d’une phrase (ce n’est pas l’endroit pour noter les détails) et doit commencer par un verbe d’action.
Exemple : Newsletter => Écrire/Relire/Envoyer/Suivre la newsletter
N’hésitez pas à associer une échéance et si vous le voulez une échelle de temps nécessaire à l’exécution de vos tâches afin d’avoir une idée plus précise quand vous ferez votre programme. Vous pouvez également associer un domaine à vos tâches, ou leur associer un code couleur par exemple.
Exemples de tâches :
- Envoyer la Newsletter de mes prochains spectacles – 20 minutes – 10/11 – Communication
- Compléter le dossier d’appel à projet – 4h – 15/10 – Financements
- Préparer le rendez-vous avec la mairie pour l’intervention – 1h – 20/10 – Actions culturelles
Restez focalisé
Vous pouvez désactiver les notifications non-nécessaires de votre smartphone et de votre ordinateur, voire même les mettre totalement en silencieux pour vous concentrer sur une tâche plus complexe.
Pensez à conserver votre « to do list » à proximité afin de ne pas avoir à vous souvenir de choses qui vous encombreraient l’esprit. Installez-vous dans un endroit avec le moins de sources de distraction et d’interruption possible.
Le plus important est de garder en tête que toute personne fonctionne différemment et qu’il faut essayer différentes techniques pour trouver votre rythme et votre organisation ! Alors quelle est la vôtre ?
