Vous voulez recruter un stagiaire pour renforcer les ressources de votre compagnie ? Première étape : la fiche de poste. C’est essentiel de donner un cadre et une mission avec un périmètre bien délimité à votre futur stagiaire. C’est ainsi qu’il sera capable d’apprendre, de progresser et de s’épanouir au sein de votre compagnie ! De plus vous allez prévoir d’autant mieux comment il s’intègre, fonctionne et donc sera utile au sein de votre équipe et vous serez heureux de l’aide qu’il peut vous apporter !
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Une fiche de poste : kesako ?
Globalement ça ressemble un petit peu à ça. La fiche va dire QUOI ? QUI ? QUAND ? OÙ ? Et même POURQUOI ? (on retrouve ici encore notre méthode des 5W : what-who-when-where-why)
Tout d’abord déterminez La Mission
Donnez un peu le contexte de la mission : « Compagnie qui existe depuis x temps, qui fonctionne comme cela, et poursuit un but plus général qui est celui ci ». Citez les grandes projets ou activités actuelles concernées par l’offre de stage : « La compagnie crée et diffuse deux pièces actuellement qui sont Projet X, et Projet Y, et mène un grand projet de sensibilisation à la danse auprès de telle ou telle établissement. » Ensuite vous rédigez la mission en tant que telle. Attention à commencer chaque point de la mission par des verbes d’action comme par exemple : « Assister la directrice artistique dans la gestion des planning et des résidences ; contribuer au pilotage administratif et financier de la structure par l’élaboration et le suivi d’outils de gestion ; piloter ; développer, etc
Il peut y avoir 3 à 8 gros points différents en fonction de l’ampleur de la mission et du niveau de détail que vous donner à ce moment-là.
Identifiez le tuteur, la personne de l’équipe permanente à qui va se référer le stagiaire
En fonction de votre organisation et des personnes permanentes au sein de votre compagnie vous allez devoir choisir un tuteur. En général nous nommons comme tuteur le manager de ce stagiaire. Celui qui encadrera sa mission, qui pourra lui faire des retours au fur et à mesure de ses avancées et qui pourra lui déléguer différentes actions.
Il faut choisir quelqu’un de disponible pour former le stagiaire et qui pourra être au maximum à ses côtés en lien avec ses missions.
Exemple : « Le stagiaire Chargée de production référera à la Directrice artistique ». Ou encore « Le Stagiaire Chargée de mécénat reportera à la responsable Mécénat ».
Déterminez le profil du candidat que vous cherchez à recruter !
Et oui ! Cela vous semble peut-être du luxe mais c’est en fait primordial de clarifier les compétences et les acquis attendus chez votre candidat. D’abord ça vous permettra de créer une mission réaliste avec un profil d’étudiant compétent. Ensuite ce sera aussi un bon moyen pour les candidats potentiel de s’identifier ou non à votre offre de stage.
On précise donc :
- Le niveau d’étude requis. Exemple : « Bac+2 / Bac+4, Licence, Master,… » Et vous pouvez même préciser le domaine : « Master en gestion / administration culturelle, etc. »
- Les grandes qualités qui sont particulièrement souhaitées pour le poste. Par exemple : « rigueur, bonnes capacités analytiques, esprit de synthèse et autonomie ; capacités organisationnelles, curiosité et proactivité ; bon relationnel et aisance à l’oral »
Vous pouvez ajouter des savoir-être qui sont proche des valeurs de votre équipe et de votre compagnie : « esprit d’équipe, capacité à s’automotiver et à être proactif ». Vous donnez ainsi par la même occasion un peu l’esprit de travail que le candidat pourra vivre chez vous 😉 Si vous pensez à une expérience passée qui serait un plus pour prendre le poste de stage vous pouvez ajouter : « Une première expérience en production et administration sera appréciée » ou encore « Une première expérience au sein du spectacle vivant sera appréciée. » Enfin précisez bien si vous avez des attentes concernant la maîtrise de certains outils bureautique ou autre logiciel très spécifiques : Pack Office (Excel, Powerpoint) ou bien plus spécifique comme PhotoShop, Final Cut ou encore si vous utilisez un logiciel particulier pour le CRM les bases de données vous pouvez le préciser.
Précisez les détails pratiques de l’offre de stage
- La période de stage : il faut que vous disiez la période sur laquelle vous avez besoin de ce stagiaire. Et si celle-ci n’est pas précisément déterminée, exprimez alors la longueur du stage souhaité : 6 semaines, 2 mois , 4 mois, 6 mois, etc. Par exemple : « 6 mois, à partir de janvier 2020 », « de janvier à juin 2020 » ou encore « dès que possible pour une durée de 6 mois ». Attention : La durée maximale d’un stage en cumulée est de 6 mois ou 924 heures
- Le rythme du stage : Pprécisez le nombre de jours ou d’heure par semaine, si c’est 5 jours (35 heures) par semaine ou bien 3J par semaine de manière alternée etc.
- La gratification du stage : donnez le montant de la gratification mensuelle que vous proposez. Indiquant par exemple combien le stagiaire va recevoir par mois (ou bien à l’heure). Attention la gratification minimum pour un stage de 2 mois est de 3,75€ de l’heure.
- Le lieu de stage : l’adresse du bureau où il sera accueilli, ou a minima la ville.
Et pour finir ?
Enfin, indiquez ce que vous attendez du candidat pour postuler comme par exemple : le CV et éventuellement une Lettre de motivation.
Il n’y a plus qu’à ! Bon courage dans vos recrutements et n’oubliez pas de signer une convention de stage une fois votre heureux candidat sélectionné 😉
