Régulièrement, il vous faut faire une clôture d’exercice comptable de votre compagnie ! Vous vous demandez ce que vous devez faire à cette occasion ? Pour vous aider, voici un petit mémo des différentes actions à mener.
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Organiser l’Assemblée Générale
En fin d’exercice comptable, l’Assemblée Générale est l’occasion pour les membres de votre compagnie de découvrir le bilan de l’année écoulée, d’approuver le rapport d’activité, de valider les comptes et le budget prévisionnel, de voter les différentes décisions relatives à la vie de l’association ou bien encore de découvrir les projets de l’année à venir. Y seront notamment présentés les différents rapports, énumérés ci-dessous.
L’Assemblée Générale de l’Association est préparée en général par le Bureau et une convocation doit être envoyée à chacun des membres dans le respect de ce qui figure dans vos statuts. Notez que la convocation doit impérativement comporter :
- le nom de l’Association ;
- la date, l’heure et le lieu de la réunion.
- l’identité de l’auteur de la convocation ;
- l’ordre du jour, c’est à dire les points qui seront abordés durant l’Assemblée Générale.
Vous pouvez également joindre un modèle de pouvoir pour que les membres non disponibles puissent confier leur droit de vote à un membre présent et soient ainsi représentés lors de l’Assemblée Générale.
Préparer le rapport d’activité de votre compagnie
C’est un document fondamental, qui vous est régulièrement demandé par toutes sortes de financeur. Il a pour but, comme son nom l’indique, de rendre compte des activités de votre Association et de mettre en valeur ses différentes actions. Plus concrètement, il doit donc revenir sur les faits importants de l’année, les projets réalisés, mais également déterminer les orientations de la saison suivante.
Etablir les comptes annuels de la compagnie
Il s’agit plus précisément du bilan et du compte de résultat de votre association. Ces deux documents comptables reprennent l’ensemble des transactions financières réalisées par votre compagnie.
Préparer le rapport financier de votre compagnie
Celui-ci est constitué d’une synthèse des documents comptables de l’association.
Il doit permettre notamment :
- une comparaison avec l’exercice précédent,
- de donner l’origine des fonds collectés mais également leur emploi (les grandes catégories de charges),
- d’expliquer l’affectation des bénéfices éventuels.
Préparer le budget prévisionnel de votre compagnie pour la saison suivante
En tentant d’anticiper autant que possible vos charges et produits sur l’année à venir, vous pourrez présenter vos objectifs pour l’année à venir en termes de recettes comme de dépenses. Ce budget prévisionnel validé en Assemblée Générale est à joindre à vos futures demandes de financements, prenez donc bien le temps de le préparer !
Etablir le rapport moral de l’Association
Le rapport moral, généralement établi par le président permet de :
- rappeler les valeurs de l’association et ses missions,
- donner des informations quant aux rapports avec les partenaires extérieurs, mais également avec les institutionnels,
- résumer le déroulement des activités et présenter les projets en cours et à venir.
Rédiger le Procès Verbal de l’Assemblée Générale
A l’issue de l’Assemblée Générale, un Procès Verbal (PV) d’Assemblée Générale doit être établi.
Ce document, généralement signé par le président de l’association et un autre membre du Bureau permet de prouver la réalité et la régularité de la réunion des organes de l’association, et résume les débats et interventions éventuels ayant eu lieu durant l’assemblée. Il reprend et synthétise également l’ensemble des résolutions votées par les membres lors de cette assemblée.
Mettre à jour la composition du Conseil d’Administration ou du Bureau
Cette mise à jour est indispensable en cas d’élections lors de l’Assemblée Générale.
Celle-ci peut se faire soit auprès de la préfecture, soit directement en ligne.
